Dalam dunia bisnis, menjadi vendor perusahaan adalah peluang yang sangat menjanjikan. Vendor tidak hanya membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan mereka tetapi juga memberikan kontribusi penting terhadap pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan tersebut. Dengan semakin kompleksnya bisnis dan perkembangan teknologi, banyak perusahaan kini lebih mengandalkan vendor eksternal untuk memenuhi berbagai kebutuhan mereka. Namun, menjadi vendor perusahaan bukanlah hal yang mudah. Membutuhkan persiapan yang matang, pengetahuan mendalam tentang industri, serta keterampilan pemasaran dan hubungan yang baik. Bagi para pengusaha yang ingin menjadi vendor perusahaan, berikut ini langkah-langkah yang perlu diambil agar bisa sukses sebagai vendor.
Vendor adalah pihak yang menyediakan produk atau layanan yang akan dipasarkan oleh afiliasi ke pasar. Afiliasi ini bertindak sebagai perantara yang menjual produk atau layanan dari vendor langsung ke pasar. Menurut pandangan para ahli, vendor adalah institusi atau individu yang menyediakan berbagai bahan, layanan, atau produk yang akan diproses, dijual kembali, atau diperlukan oleh perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Kehadiran vendor dapat membantu proses pengadaan barang dan jasa. Berdasarkan laporan dari Badan Pengawasan Keuangan Negara (LKPP), anggaran pengadaan pemerintah pada tahun 2019 mencapai Rp1.133 triliun atau 52 persen dari APBN/APBD. Angka ini menunjukkan peningkatan selama lima tahun terakhir. Jumlah besar ini menunjukkan peluang bisnis yang tidak boleh dilewatkan.
Perbedaan antara vendor dan reseller adalah bahwa reseller hanya menjual barang jadi kepada konsumen, sedangkan vendor dapat menjual berbagai jenis barang. Baik itu bahan baku, bahan pendukung, suku cadang, barang setengah jadi, barang jadi, atau bahkan layanan. Biasanya, vendor yang menjual barang jadi bekerja sama dengan reseller untuk menjual barang mereka. Penjual yang menjual langsung kepada konsumen biasanya menghubungi vendor untuk mengirimkan barang kepada pembeli atau mereka sendiri. Contoh sederhana adalah toko online di Instagram. Toko-toko ini adalah reseller yang menjual barang langsung kepada konsumen. Umumnya, ketika ada permintaan dari pelanggan, toko akan menghubungi vendor untuk menanyakan stok barang. Jika tersedia, toko akan meminta vendor untuk mengirimkannya ke mereka atau langsung ke konsumen. Namun, umumnya vendor tidak ingin mengirimkan barang dalam jumlah kecil. Oleh karena itu, toko biasanya membeli stok dari vendor dalam jumlah besar. Inilah sumber keuntungan vendor. Ketika Anda berhasil bekerja sama dengan lebih dari satu reseller, Anda akan terus menerima pesanan besar.
Di Indonesia, ada beberapa kebijakan yang harus diperhatikan bagi KH yang ingin menjadi salah satu vendor barang dan jasa perusahaan. Kebijakan ini dikeluarkan untuk menyesuaikan dengan perkembangan zaman. Peraturan Presiden (Perpres) No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa yang menjawab tantangan dalam pengadaan barang/jasa. Hal ini disebabkan oleh nilai pengadaan barang/jasa yang semakin kompleks dan lingkungan bisnis yang terus berkembang. Perpres No. 16/2018 telah mengatur keberadaan agen pengadaan individu, entitas usaha, atau Unit Pelaksana Pengadaan Barang/Jasa (ULP) yang akan melakukan sebagian atau seluruh proses pengadaan barang/jasa yang ditugaskan oleh kementerian, lembaga, atau pemerintah.
Untuk menjadi vendor perusahaan, perusahaan biasanya memiliki ketentuan dalam memilih satu atau lebih vendor. Hal ini dilakukan agar upaya pengadaan barang dan jasa dengan vendor dapat berjalan efektif dan efisien. Menurut laporan dari buku “Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa” oleh Hertin Indira Utojo, berikut ini beberapa persyaratan atau cara menjadi vendor perusahaan:
Membuat Entitas Usaha
Jika Anda ingin menjadi bagian dari pengadaan barang dan jasa sebagai vendor perusahaan, Anda dapat mulai dengan membuat entitas usaha terlebih dahulu. Anda dapat memilih bentuk entitas usaha sesuai kebutuhan, apakah itu entitas hukum atau entitas usaha tidak terdaftar seperti CV, kemitraan sipil, dan firma. Hal ini karena dalam Perpres No. 16/2018 tidak ada ketentuan yang menyatakan bahwa entitas usaha vendor harus terdaftar. Namun, regulasi ini telah mengatur peran UKM dalam pengadaan barang dan jasa, di mana nilai paket maksimum untuk usaha ini adalah IDR 2,5 miliar. Mengingat batasan ini, lebih baik jika KH Friend benar-benar ingin membuat usaha yang terlibat dalam pengadaan barang dan jasa, coba mulai membuat entitas usaha terdaftar sebagai PT.
Memperhatikan legalitas yang diperlukan
Terkait dengan pembuatan PT untuk pengadaan barang dan jasa, proses pendirian dan lisensi harus dipersiapkan dengan baik. Perpres No. 16/2018 menyatakan bahwa pengadaan barang dan jasa yang diatur mencakup pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultasi, dan layanan lainnya. Sekarang, penting bagi KH pals untuk mengetahui legalitas apa saja yang diperlukan untuk terdaftar sebagai penyedia barang dan jasa. Jika lisensi yang dibutuhkan adalah Izin Usaha Perdagangan (SIUP), maka hal pertama yang harus dipastikan adalah klasifikasi SIUP yang dibutuhkan, apakah termasuk SIUP kecil, menengah, atau besar. Jika bukan SIUP, maka Anda harus mengetahui legalitas apa yang diperlukan. Misalnya, jika Anda ingin menjadi vendor catering, lisensi yang diperlukan mungkin adalah Surat Izin Usaha Pariwisata (SIUP) untuk Jasa Catering. Selain itu, dokumen legal lain yang perlu disiapkan adalah NPWP Entitas Usaha, dan Surat Keterangan Pendirian Perusahaan (SKDP).
Lulus due diligence
Due diligence adalah kunjungan ke kantor, workshop, dan gudang vendor. Due diligence dilakukan secara tak terduga tanpa memberitahu vendor sebelum transaksi terjadi. Tujuannya adalah memastikan bahwa vendor memenuhi persyaratan untuk menjadi vendor perusahaan. Kegiatan due diligence yang dilakukan meliputi:
Pastikan barang atau layanan yang disediakan vendor memenuhi persyaratan Kualitas, Biaya, Pengiriman, Keselamatan, dan Moral (QCDSM).
Pastikan kelengkapan dan validitas dokumen legal disesuaikan dengan dokumen aslinya.
Pastikan vendor menjalankan administrasi pajak secara tertib untuk pajak yang dikumpulkan.
Komunikasikan kebijakan dan prosedur perusahaan yang berlaku yang harus diketahui dan dipatuhi vendor.
Menawarkan Solusi Berharga
Ketika Anda masuk dalam proses penawaran untuk menjadi vendor perusahaan, penting untuk menonjolkan nilai tambah yang dapat Anda berikan. Anda perlu mengidentifikasi masalah atau kebutuhan yang sedang dihadapi perusahaan dan tunjukkan bagaimana produk atau layanan Anda dapat menyelesaikannya. Juga, berikan bukti nyata keberhasilan Anda dengan klien lain dan sejauh mana Anda dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya bagi perusahaan. Pastikan juga bahwa vendor Anda memiliki sistem yang baik untuk mengelola kualitas produk atau layanan Anda.
Membangun Jaringan dan Hubungan
Salah satu hal penting dalam menjadi vendor perusahaan adalah membangun jaringan yang kuat dan hubungan saling menguntungkan. Hadiri acara industri, seminar, dan konferensi yang relevan untuk bertemu dengan pemimpin perusahaan dan otoritas pengambil keputusan. Bangun hubungan dengan pemangku kepentingan industri, termasuk klien potensial, mitra bisnis, dan asosiasi industri yang relevan. Anda juga dapat menggunakan media sosial dan platform bisnis online untuk terhubung dengan orang-orang yang dapat membantu Anda memperluas jaringan. Dengan demikian, Anda dapat mendapatkan peluang bisnis dan membangun reputasi yang baik. Selain itu, membangun hubungan yang baik dengan perusahaan yang Anda targetkan juga dapat membantu Anda mendapatkan rekomendasi yang kuat.
Membangun Reputasi yang Baik
Di dunia bisnis, reputasi adalah segalanya. Pastikan Anda memberikan layanan berkualitas, tepat waktu, dan memenuhi harapan klien. Berikan layanan pelanggan yang baik, responsif terhadap masalah, dan terus berusaha untuk meningkatkan dan menyempurnakan proses. Dengan memiliki reputasi yang baik, Anda akan mendapatkan lebih banyak peluang bisnis di masa depan. Jangan lupa mempertahankan hubungan yang baik dengan klien perusahaan dengan berkomunikasi secara rutin, dan jangan ragu untuk meminta masukan dan umpan balik mereka. Ini akan membantu Anda memahami kebutuhan dan harapan mereka lebih dalam, sehingga Anda dapat meningkatkan produk atau layanan yang ditawarkan.
KH Contact
Ini adalah penjelasan mengenai persyaratan dan cara menjadi vendor untuk pengadaan barang atau jasa perusahaan. Tentu saja, menjadi dan mendaftarkan vendor ke perusahaan besar tidak mudah, karena membutuhkan proses, strategi, dan legalitas entitas usaha kita sendiri.
Baca Juga:
Kenali Apa Itu E-Procurement dan Manfaatnya bagi Bisnis
Bagi KH pals yang masih bingung tentang vendor dan persyaratan yang diperlukan, Anda dapat memanfaatkan Kontrak Hukum sebagai salah satu platform hukum digital yang dapat membantu Anda mengurus semua dokumen legal yang dibutuhkan oleh entitas usaha. Selain itu, kami juga dapat membantu Anda memenuhi semua perjanjian bisnis yang diperlukan antara vendor dan perusahaan. Jadi, apa yang Anda tunggu? Lindungi dan tingkatkan bisnis Anda dengan Kontrak Hukum dengan mengunjungi halaman KH Services – Mulai Usaha. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang bisnis dan kerja sama lainnya, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan kami secara gratis di Tanya KH atau melalui pesan langsung (DM) ke Instagram @kontrakhukum.
Mariska
Marketing hukum residensial dan penulis blog, antusias membantu UMKM berkembang dan berkontribusi pada perekonomian yang lebih besar.
