Membangun bisnis yang sukses membutuhkan perencanaan yang matang dan penerapan aturan yang jelas. Salah satu elemen penting dalam menjalankan usaha adalah adanya peraturan perusahaan yang terstruktur dan sesuai dengan hukum yang berlaku. Peraturan perusahaan tidak hanya menjadi pedoman bagi karyawan, tetapi juga sebagai alat untuk menjaga kestabilan operasional perusahaan. Dengan aturan yang baik, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan mengurangi risiko konflik antara pihak manajemen dan karyawan.
Peraturan perusahaan merupakan dokumen resmi yang dibuat oleh perusahaan untuk menentukan kondisi kerja, hak dan kewajiban karyawan serta aturan-aturan yang harus diikuti. Menurut UU No. 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan, peraturan perusahaan harus dibuat secara tertulis dan disahkan oleh pejabat yang berwenang, seperti Menteri Tenaga Kerja atau pejabat lainnya. Aturan ini sangat penting karena memberikan kejelasan tentang apa yang harus dilakukan dan diperoleh oleh karyawan maupun perusahaan. Selain itu, peraturan perusahaan juga membantu dalam menegakkan disiplin dan memastikan bahwa semua pihak memahami tanggung jawab masing-masing.
Pemahaman yang baik tentang peraturan perusahaan sangat diperlukan agar bisnis dapat berjalan dengan lancar. Perusahaan yang memiliki aturan yang jelas akan lebih mudah mengelola sumber daya manusia dan memastikan bahwa setiap aktivitas operasional sesuai dengan tujuan perusahaan. Selain itu, aturan yang baik juga dapat mencegah kesalahpahaman dan meningkatkan rasa aman serta kenyamanan bagi karyawan. Dengan demikian, peraturan perusahaan tidak hanya menjadi alat pengawasan, tetapi juga menjadi fondasi dari hubungan kerja yang sehat dan saling menguntungkan.
Kapan Peraturan Perusahaan Harus Dibuat?
Menurut Permenaker No. 38 Tahun 2014, peraturan perusahaan harus dibuat setelah perusahaan memiliki minimal 10 karyawan. Aturan ini mulai berlaku secara sah setelah mendapatkan persetujuan dari Menteri Tenaga Kerja atau pejabat yang ditunjuk. Namun, aturan ini tidak berlaku bagi perusahaan yang telah membuat kesepakatan kerja sama antara perusahaan dan serikat pekerja. Dalam hal ini, aturan bisa digunakan secara legal setelah melewati masa 30 hari sejak izin diberikan.
Selain itu, peraturan perusahaan juga dibuat sebagai panduan kerja bagi seluruh pihak yang terlibat dalam perusahaan, termasuk karyawan dan manajemen. Tujuannya adalah menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan saling menghormati. Dengan adanya aturan, karyawan akan lebih sadar akan tanggung jawab mereka dan perusahaan bisa lebih mudah dalam mengelola sumber daya manusia.
Manfaat Membuat Peraturan Perusahaan
Membuat peraturan perusahaan memiliki banyak manfaat, salah satunya adalah menciptakan kesamaan dalam penerapan kebijakan dan perlakuan terhadap semua karyawan. Hal ini membantu menghindari diskriminasi dan memastikan bahwa setiap karyawan merasa dihargai. Selain itu, peraturan perusahaan juga menjadi panduan bagi perusahaan dan karyawan dalam menjalankan aktivitas sehari-hari. Dengan adanya aturan, perusahaan bisa lebih mudah mengontrol perubahan yang terjadi dalam lingkungan kerja.
Peraturan perusahaan juga membantu mengurangi peluang karyawan melakukan kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Karena semua aturan sudah tertulis, karyawan akan lebih waspada dan tahu batasan-batasan yang harus diikuti. Selain itu, peraturan perusahaan yang sesuai dengan hukum ketenagakerjaan juga bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan, sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang damai dan produktif.
Hal-Hal yang Harus Ada dalam Peraturan Perusahaan
Membuat peraturan perusahaan tidak hanya perlu memperhatikan hukum ketenagakerjaan, tetapi juga kebutuhan perusahaan. Dalam membuat aturan, perusahaan harus mempertimbangkan konsekuensi yang mungkin terjadi jika ada pelanggaran dari karyawan. Meskipun begitu, perusahaan tetap bertanggung jawab atas aturan yang dibuat. Berdasarkan Pasal 111 UU Ketenagakerjaan, peraturan perusahaan harus mencakup beberapa poin penting, yaitu:
Hak dan Kewajiban Pemberi Kerja
Pada bagian ini, perusahaan harus menyusun kebijakan yang bijaksana bagi karyawan. Kebijakan ini meliputi kebijakan gaji, penghargaan dan hukuman bagi karyawan, serta cara perusahaan menempatkan karyawan sesuai kemampuan mereka.
Hak dan Kewajiban Karyawan
Peraturan perusahaan harus mencerminkan kewajiban karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan. Di sisi lain, karyawan yang telah berkontribusi pada perkembangan perusahaan juga memiliki hak untuk menerima upah sesuai posisinya.
Kondisi Kerja
Kondisi kerja mencakup aturan yang harus diikuti oleh karyawan sesuai bidangnya, serta standar yang harus dipenuhi untuk mencapai target perusahaan.
Kode Etik Perusahaan
Ini mencakup aturan perusahaan dalam bentuk Standar Operasional Prosedur (SOP) di lingkungan perusahaan dan hubungan antar karyawan. Aturan ini dibuat dengan tujuan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman.
Masa Berlaku Peraturan
Berdasarkan peraturan pemerintah, peraturan perusahaan berlaku selama dua tahun sejak perusahaan pertama kali mendapatkan izin dari pejabat tenaga kerja setempat. Jika masa berlaku peraturan mendekati akhir, perusahaan harus mengajukan kembali aturan tersebut dengan melibatkan serikat pekerja. Pastikan aturan ini juga diketahui oleh Menteri Tenaga Kerja.
Cara Membuat Peraturan Perusahaan
Membuat peraturan perusahaan tidak boleh dilakukan secara asal-asalan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membuat aturan. Berikut adalah beberapa langkah dalam membuat peraturan perusahaan:
Studi Hukum Ketenagakerjaan yang Berlaku
Peraturan perusahaan tidak boleh dibuat sembarangan, tetapi harus disusun sesuai hukum, khususnya UU Ketenagakerjaan. Untuk mempelajari hukum ini, perusahaan dapat membentuk tim khusus yang memahami hukum ketenagakerjaan. Tim ini akan mempelajari hukum yang berlaku dan menerapkannya ke dalam peraturan perusahaan yang akan dibuat.
Meninjau Peraturan Perusahaan Sebelumnya
Jika perusahaan telah membuat aturan sebelumnya, sebelum membuat aturan baru, KH Pals perlu meninjau aturan yang sudah berlaku. Ini karena mungkin ada beberapa poin dalam aturan lama yang bisa diterapkan kembali dalam aturan baru. Salah satu hal yang perlu ditinjau adalah efektivitas penerapan aturan tersebut. Evaluasi sejauh mana aturan tersebut diterapkan, apakah efektif atau tidak. Pelajari faktor-faktor yang menyebabkan aturan tersebut efektif atau tidak. Hasil penelitian ini dapat dijadikan pertimbangan saat membuat aturan baru nanti.
Mengestimasi Konsekuensi Aturan
Setiap aturan memiliki konsekuensi, termasuk peraturan perusahaan. Oleh karena itu, sebelum membuat aturan, coba estimasi konsekuensi yang akan terjadi jika aturan diterapkan, baik positif maupun negatif. Jika konsekuensi yang muncul bersifat positif, maka aturan dapat diterapkan. Sebaliknya, jika konsekuensi negatif yang diperkirakan, coba perbaiki aturan agar tidak menimbulkan konsekuensi negatif.
Memasukkan Hak, Kewajiban, dan Masa Berlaku Aturan
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, peraturan perusahaan harus mencakup hak dan kewajiban karyawan dan perusahaan, serta masa berlaku aturan itu sendiri. Ketiga poin ini harus dipahami oleh kedua belah pihak untuk menghindari konflik dan kesalahpahaman, baik saat peraturan dibuat maupun saat diterapkan.
Memperhatikan Redaksi yang Digunakan
Ada beberapa aspek redaksi yang perlu diperhatikan saat menulis aturan, seperti pemilihan kata/kalimat, serta bahasa. Pastikan kata/kalimat yang digunakan dalam peraturan perusahaan dapat dipahami oleh perusahaan dan karyawan. Hindari penggunaan bahasa ambigu atau terlalu banyak metafora untuk menghindari makna ganda serta kesalahpahaman dari setiap elemen perusahaan. Karena aturan ini standar, hindari penggunaan bahasa slang atau bahasa informal, dan gunakan bahasa Indonesia yang standar sesuai aturan bahasa yang berlaku.
Menyusun Rancangan Peraturan
Rancangan peraturan perusahaan harus mencakup poin-poin penting terkait aturan yang berlaku. Setelah selesai, berikan rancangan tersebut kepada perusahaan maksimal 14 hari setelah rancangan dikirimkan kepada perwakilan perusahaan.
Mengajukan Rancangan ke Menteri Tenaga Kerja untuk Persetujuan
Jika perwakilan perusahaan memberikan saran, coba perbaiki rancangan sesuai saran karyawan. Dengan demikian, rancangan peraturan bisa sesuai dengan saran karyawan. Jika sudah diperbaiki, ajukan rancangan ke Menteri Tenaga Kerja untuk persetujuan. Jika perwakilan karyawan tidak memberikan saran dalam waktu 14 hari, perusahaan dapat mengajukan rancangan peraturan ke Kantor Tenaga Kerja dan menyertakan pernyataan bahwa karyawan atau pekerja tidak memberikan saran untuk rancangan tersebut.
Persyaratan Pengajuan Rancangan Peraturan Perusahaan:
Rancangan peraturan perusahaan diajukan dalam tiga rangkap dan telah ditandatangani oleh kepala perusahaan.
Ajukan bukti bahwa penyusunan rancangan telah mencari masukan dari karyawan atau serikat pekerja, baik atau tidak ada saran.
Sertakan permohonan tertulis yang berisi informasi tentang perusahaan.
Rancangan yang diajukan dengan syarat-syarat ini akan dipelajari oleh kementerian yang relevan. Jika rancangan disetujui, kementerian akan menerbitkan Keputusan tidak lebih dari 30 hari setelah rancangan dikirimkan.
Jika tidak memenuhi kriteria, kementerian akan mengembalikan rancangan seminggu setelah dikirimkan. Biasanya, rancangan yang ditolak akan memiliki catatan tentang bagian mana yang perlu diperbaiki.
Kontak KH
Demikian penjelasan mengenai peraturan perusahaan dan prosedur pembuatannya agar bisnis berjalan efektif. Bagi KH Pals yang masih kesulitan dan bingung dalam membuat peraturan perusahaan, Anda dapat berkonsultasi dengan ahli profesional dari Kontrak Hukum kapan saja dan di mana saja secara gratis.
