Di era digital yang semakin berkembang, penggunaan tanda tangan elektronik atau e-signature menjadi semakin penting dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk bisnis dan hukum. E-signature tidak hanya memudahkan proses administrasi, tetapi juga memberikan keamanan dan efisiensi yang lebih baik dibandingkan metode tradisional. Dengan kemajuan teknologi, banyak perusahaan dan pelaku usaha kini memilih menggunakan e-signature untuk mengelola dokumen mereka secara lebih cepat dan efisien. Namun, meski begitu, masih banyak orang yang belum memahami secara utuh tentang apa itu e-signature, bagaimana cara kerjanya, serta apakah e-signature sah secara hukum. Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang e-signature, mulai dari definisi, manfaat, hingga dasar hukumnya di Indonesia.
E-signature adalah bentuk tanda tangan digital yang digunakan untuk mengonfirmasi persetujuan terhadap suatu dokumen atau perjanjian. Berbeda dengan tanda tangan fisik yang biasanya ditulis dengan tinta, e-signature dapat dibuat melalui komputer atau perangkat mobile. Teknologi ini sangat berguna dalam dunia bisnis karena memungkinkan penandatanganan dokumen secara online tanpa harus bertemu langsung. Hal ini membuat proses bisnis lebih cepat, hemat waktu, dan mengurangi biaya pengiriman dokumen. Selain itu, e-signature juga memiliki fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi dan verifikasi identitas, sehingga meminimalkan risiko pemalsuan dokumen. Dalam konteks hukum, e-signature telah diakui sebagai alat valid untuk menandatangani dokumen resmi di berbagai negara, termasuk Indonesia.
Selain itu, penggunaan e-signature juga memberikan manfaat besar bagi perusahaan dan pelaku usaha. Dengan e-signature, perusahaan tidak lagi memerlukan kertas dan ruang penyimpanan fisik untuk dokumen-dokumen penting. Hal ini tidak hanya ramah lingkungan, tetapi juga mempermudah akses dan pengelolaan dokumen. Selain itu, e-signature juga memungkinkan penandatanganan dokumen dari mana saja dan kapan saja, selama ada koneksi internet. Ini sangat berguna bagi perusahaan yang bekerja dengan mitra atau klien dari luar negeri. Dengan demikian, e-signature bukan hanya sekadar alat digital, tetapi juga menjadi solusi praktis untuk meningkatkan efisiensi dan keandalan dalam bisnis modern.
Apa Itu E-Signature?
E-signature atau tanda tangan elektronik adalah bentuk tanda tangan digital yang digunakan untuk mengonfirmasi persetujuan terhadap suatu dokumen atau perjanjian. Tanda tangan ini terdiri dari informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya, yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Dalam istilah sederhana, e-signature adalah alternatif digital dari tanda tangan fisik yang biasa digunakan dalam dokumen kertas.
Menurut definisi dari Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia (Kominfo), e-signature adalah bentuk tanda tangan digital yang digunakan untuk memastikan keaslian identitas pengirim dokumen dan menjaga integritas isi dokumen tersebut. E-signature juga bisa digunakan untuk memverifikasi bahwa dokumen yang diterima benar-benar berasal dari pihak yang sesuai dan belum mengalami perubahan setelah ditandatangani. Dengan adanya teknologi enkripsi dan sistem verifikasi, e-signature menawarkan tingkat keamanan yang lebih tinggi dibandingkan tanda tangan manual.
Dalam konteks bisnis, e-signature sering digunakan untuk menandatangani kontrak, surat perjanjian, surat keterangan, dan dokumen hukum lainnya. Proses penandatanganan dokumen ini dilakukan secara online melalui platform digital yang mendukung penggunaan e-signature. Dengan demikian, e-signature tidak hanya mempercepat proses bisnis, tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan dan manipulasi dokumen.
Manfaat E-Signature Bagi Bisnis atau Perusahaan
Penggunaan e-signature memberikan berbagai manfaat signifikan bagi bisnis dan perusahaan. Salah satu manfaat utama adalah penghematan waktu dan biaya. Dengan e-signature, perusahaan tidak perlu mencetak dokumen, mengirimkannya melalui pos, atau bertemu secara langsung untuk menandatangani dokumen. Semua proses dapat dilakukan secara online, sehingga transaksi antar perusahaan dapat berjalan lebih cepat dan efisien. Selain itu, penggunaan e-signature juga mengurangi biaya operasional yang biasanya dikeluarkan untuk kertas, tinta, dan pengiriman dokumen.
Manfaat lain dari e-signature adalah kemudahan dalam pelacakan dan pengelolaan dokumen. Dibandingkan tanda tangan basah yang rentan dipalsukan, e-signature dapat direkam dan disimpan secara digital, sehingga sulit untuk dimanipulasi. Selain itu, e-signature juga memudahkan perusahaan dalam mengelola dokumen hukum, karena semua data penandatanganan tersimpan dalam sistem digital dan dapat diakses kapan saja. Hal ini sangat berguna untuk audit internal maupun eksternal.
Keamanan dan kerahasiaan dokumen juga menjadi salah satu keuntungan utama dari e-signature. Teknologi enkripsi yang digunakan dalam e-signature membantu melindungi integritas dan kerahasiaan dokumen. Selain itu, e-signature juga memastikan bahwa identitas penandatangan dapat diverifikasi secara akurat, sehingga mengurangi risiko penipuan atau pemalsuan dokumen. Dengan demikian, e-signature tidak hanya memudahkan proses bisnis, tetapi juga memberikan perlindungan hukum yang lebih baik bagi perusahaan.
Dasar Hukum E-Signature di Indonesia
Di Indonesia, penggunaan e-signature telah diatur oleh Undang-Undang No 1 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang No 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). UU ini memberikan landasan hukum yang jelas untuk penggunaan e-signature dalam berbagai kegiatan bisnis dan hukum. Menurut UU ITE, e-signature memiliki kekuatan hukum yang sama dengan tanda tangan manual, asalkan memenuhi syarat-syarat tertentu yang ditentukan dalam undang-undang tersebut.
Selain itu, peraturan pelaksanaan UU ITE juga mencakup Peraturan Pemerintah No 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE). PP PSTE menjelaskan lebih rinci tentang jenis-jenis e-signature dan kualifikasi yang diperlukan agar e-signature memiliki kekuatan hukum. Dalam PP PSTE, e-signature dibagi menjadi dua jenis, yaitu e-signature tersertifikasi dan e-signature tidak tersertifikasi. Hanya e-signature tersertifikasi yang memiliki kekuatan hukum yang sah, sedangkan e-signature tidak tersertifikasi tidak diakui secara hukum.
Untuk memastikan keabsahan e-signature, pengguna harus menggunakan layanan penyelenggara sertifikasi elektronik yang terdaftar dan diakui oleh pemerintah. Contohnya adalah PrivyID, Peruri, SolusiNET, dan sebagainya. Penggunaan layanan ini memastikan bahwa e-signature yang digunakan memenuhi standar keamanan dan keabsahan hukum yang diperlukan.
Jenis dan Kualifikasi E-Signature
Berdasarkan PP PSTE, e-signature dibagi menjadi dua jenis, yaitu e-signature tersertifikasi dan e-signature tidak tersertifikasi. E-signature tersertifikasi adalah jenis e-signature yang memiliki kekuatan hukum dan diakui secara resmi oleh pemerintah. Untuk menjadi e-signature tersertifikasi, dokumen harus memenuhi beberapa kualifikasi, seperti:
- Memenuhi keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum tanda tangan elektronik – E-signature harus mampu membuktikan bahwa dokumen yang ditandatangani benar-benar berasal dari pihak yang sah.
- Menggunakan sertifikat elektronik yang dibuat oleh jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik Indonesia – E-signature harus dibuat dengan menggunakan sertifikat yang dikeluarkan oleh lembaga resmi yang terdaftar di bawah pemerintah.
- Dibuat dengan menggunakan perangkat pembuat tanda tangan elektronik tersertifikasi – E-signature harus dibuat melalui perangkat yang telah diakui dan diuji oleh lembaga penyelenggara sertifikasi elektronik.
Sementara itu, e-signature tidak tersertifikasi adalah jenis e-signature yang tidak memiliki kekuatan hukum yang sah. E-signature ini biasanya dibuat tanpa melalui jasa penyelenggara sertifikasi elektronik dan tidak memenuhi kualifikasi yang ditentukan dalam PP PSTE. Oleh karena itu, e-signature tidak tersertifikasi tidak dapat digunakan untuk dokumen hukum atau perjanjian resmi.
Syarat Agar E-Signature Berkekuatan Hukum
Agar e-signature memiliki kekuatan hukum, maka harus memenuhi beberapa syarat yang ditentukan dalam UU ITE dan PP PSTE. Syarat-syarat ini mencakup aspek teknis dan hukum, seperti:
- Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan – E-signature harus dapat membuktikan bahwa hanya penanda tangan yang sah yang melakukan tanda tangan.
- Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan – Proses penandatanganan harus dilakukan oleh penanda tangan sendiri, bukan oleh pihak lain.
- Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui – Setiap perubahan terhadap e-signature harus dapat terdeteksi dan dicatat.
- Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui – Perubahan terhadap dokumen yang ditandatangani harus dapat dilacak dan diketahui.
- Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya – Ada mekanisme untuk memverifikasi identitas penandatangan.
- Terdapat cara tertentu untuk menunjukan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait – Penandatangan harus menunjukkan bahwa ia secara sadar memberikan persetujuan terhadap dokumen yang ditandatangani.
Dengan memenuhi semua syarat tersebut, e-signature akan memiliki kekuatan hukum yang kuat dan dapat digunakan dalam berbagai kegiatan bisnis dan hukum. Selain itu, hanya e-signature yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui oleh pemerintah yang dapat memenuhi keabsahan hukum yang diperlukan.
Kontak KH dan Layanan Digital Legal Assistant (DiLA)
Dalam era digital seperti saat ini, penggunaan e-signature tidak hanya menjadi pilihan, tetapi juga kebutuhan utama bagi banyak pebisnis dan perusahaan. Namun, untuk memastikan keabsahan dan keamanan e-signature, diperlukan pemahaman yang mendalam tentang aturan hukum dan teknologi yang digunakan. Kontrak Hukum (KH) menyediakan layanan Digital Legal Assistant (DiLA) yang siap membantu pengguna memahami persyaratan dan proses pembuatan e-signature yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Layanan DiLA menawarkan panduan lengkap mengenai cara membuat e-signature yang sah secara hukum, serta memastikan bahwa dokumen yang ditandatangani memiliki kekuatan hukum yang kuat. Dengan bantuan DiLA, bisnis Anda akan lebih aman dan terjamin dalam menghadapi tantangan hukum di era digital. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi laman Layanan KH – DiLA. Jika masih ada pertanyaan seputar kebutuhan bisnis atau legalitas lainnya, Anda juga bisa konsultasi gratis di Tanya KH atau mengirimkan direct message (DM) ke Instagram @Kontrakhukum.
